2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用
分类:手机动力

2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用

从企业、NGO、到政府部门,各种各样的公民营组织,其最重要的大事之一,就是编列预算并确实执行。但很多组织还在仰赖 Excel 试算表,可说是摩登时代的原始人。在全球化、云端化时代,企业面对的大环境是:景气瞬息万变、需求飘忽不定;年初的预算规划,很可能一个季度之后就失準。根据调查, 全球只有四成财务长认为自己能够準确预测未来一季 ,可见大环境的波动,也增添企业对于财务预测的不确定风险。

2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用

身处数位时代,身为财务长或是企业决策者的您,在财务管理的工具与认知上自然也要与时俱进的数位化,从传统的财务会计管理技能晋升掌握数位工具、提升生产力效率的「数位财务长」,必须具备的基本核心技能就是「用云端管理、运用财务资料作为企业经营决策的利器」。从这篇文章,您可以了解身为一个「数位财务长」应具备的重点知识要点有哪些。

数位财务管理优质案例:Heinz 蕃茄酱上云端把财务管好,省下 75% 时间成本

拥有一百五十年历史的美国蕃茄酱品牌 Heinz,产品行销全球二百个国家,年营收逾台币千亿元,也是股神巴菲特旗下柏克夏海瑟威持股过半的企业。

过去 Heinz 内部预算管理是透过试算表及微软 Access 系统,由于系统使用者横跨八国,有八百多人必须参与规划,excel 无法负荷经常当机,很多精算的资料因此流失未存档,等于做了白工。另外因为预算资料的项目太过庞杂,光是把它收集起来并汇整在同一个试算表,就要花一个月以上的时间,人力及工时都极度浪费。

採用 Oracle 的云端财务管理系统后,Heinz 公司花在汇整预算上的时间降低了 75%,行政作业更精简;同时系统拥有多维度多语言介面,让各部门使用者的体验都大为改善。PBCS 替 Heinz 产生的各种即时报表及衍生数据,不止供财务部门使用,公司对外的行销、业务等各种决策也都以此为依据。

预算规划变因太多,Excel 常当机

面对鉅变的内外在环境,如何从人力、成本、业务、行销等各面向来调整,让预算从编列到执行,每一步都更为精準且快速,就成了企业的优先课题。「预算规划」这个重中之重,不只牵涉财务部门,它还包括了多个複杂变因,须要各部门一起动起来,即时反应以发挥综效。

举例来说,营造厂面对钢铁价格上涨,採购部门必须即时回报成本的增加幅度;工具机厂面对台币短期内大幅升值,出口竞争力下滑,业务部门被要求立刻评估汇率对报价的冲击;消费景气突然急冻,便利店想推出饮料搭点心的优惠来刺激买气,也需要行销部门快速试算成本,找到最佳商品组合。

成本、汇率、新产品线…… 等等,上述各项变因如果单独发生,透过 Excel 来试算已显得左支右绌,困难又费时;更遑论若跨国企业的财会需求更加複杂,无法异地存取不同国家的财报资料、表格格式无法统整,或是表格过于庞大导致计算公式无法同步,财务长们就会被淹没在缺乏整合、没有章法的 Excel 茫茫大海档案中。

以上举例还只停留在「财务资料统整」的阶段,当财务长、部门决策层级必须要从财务资料中进一步分析接下来企业发展的优劣势时,财务管理系统的分析功能就会更显得重要,正所谓魔鬼藏在细节里,财务管理就是公司营运的根本。如果忽略财报显示的警讯,当下看到的成本不一定是真的成本;实际的公司支出也可能比原先预估高许多。这些因为资料分析不充足造成判断失準而付出的代价,就可能让公司财务出现问题。

坊间 ERP 系统厂商虽有开发预算模组,但功能太过阳春,无法进行模拟试算及多变因整合,也无法真正因应管理决策者与财务长的需求。

用云端来管财务资料,从资料整合到分析一个系统解决

软体龙头 Oracle 的 PBCS 预算规划云,是全球首个以云端为基础的预算规划系统,让企业在制定和执行预算时,告别摩登原始人的窘境。透过创新组态框架,提供具备弹性、即时资料分析并且安全的云端财务资料管理方案,透过云端 API 串接导入后即可依照不同业种、公司规模、专案需求而做客製化使用,同时也可串接公司既有资料系统,兼顾以云端维基础的规划解决方案,与固有的方便实用性与升级能力。

要从财务长升级成数位财务长,以下的重点云端概念,你不可不知。

重点概念一:灵活的预算编製,财务经理不用淹没在表格中

根据 Oracle 调查,全球93% 的财务经理被淹没在电子试算表中,尤其是在预算编製、规划和预测领域中,导致财务部门人员无法发挥所长在财务分析这块,而是将生产力资源浪费在检查报表正确性中。

举例来说,当企业完成新产品开发后,必须开始估算上市的营销数字。此时要考量单价 (P)、销售数量 (Q)、折扣、退回、人工、物流成本、行销费用。。。等等;每一项数据在估算时,都有不同的假设基础,一旦基础改变,对整体预算就会牵一髮动全身。

假设某大电子厂为了因应对手竞争,决定降低产品单价,必须试算降价后销量可能发生什幺变化,才能準确预测季度业绩;在此同时,位在中国的生产线,因官方突然宣布基本工资调升,也必须重新试算人工成本。将这些变因输入 excel 试算时,财会人员经常遇到的状况是,人工 key-in 数字或公式时发生错误,或者档案太大,跑到一半当机,来不及存档而前功尽弃。

重点概念二:同时能跑多种财务模拟结果,多方预测多方考量

Oracle 的 PBCS 预算规划云,能够利用系统建立的模型(如下截图),把变动后的参数输入,立即就能得到试算结果。甚至可以使用特定案例模型、製作财务封闭测试环境和预测功能,协助财务主管规划及预测複杂的业务假设情况案例。系统也可根据多个假设,建立多种财务预测模拟资料,并透过可视化图表建立即时报表和 PowerPoint 投影片。

另外也结合签核功能 (某些调整需要主管授权同意),并直接内建社群讨论,留下每一个修改版本的签核及讨论轨迹,做为日后凭证与参考。

2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用

尤其当预算变因出现一百种以上的不同情境排列组合时,财务会计人员若採 Excel 试算,因属人工输入,容易打错或误删数字,出现版本混乱。 PBCS 的自动化程度更高,可减少人为疏失,更符合企业内控。

重点概念三:资讯不再漏,损益表有变动,自动同步至资产负债表及现金流量表

企业最重要的财报三表:损益表、资产负债表、现金流量表;只要在其中一个表做了更动,另外两个表就须相应调整,否则数字兜不拢。按照传统 excel 操作,损益表一修改,就须手动开启资产负债表及现金流量表两个档案,以人工输入,很容易出错。 Oracle 的 PBCS 预算规划云可针对财务三表进行同步,只要任一表中做了变动,即可自动转记到其他两表。

重点概念四:四大框架全面迎合财务规划各种场景需求

PBCS 预算规划云介面仍然保持 excel 介面,财务人员不用重新适应新系统,主要功能包括:预算编製、预测性规划、情境分析、以及互动式仪錶板。若从业务流程来区分,则包括四大框架:财务 (Financials)、劳动力 (Workforce)、专案 (Projects)、资本 (Capital);可满足预算规划的不同面向需求,并且透过 云端记忆体式运算和快速聚总,即时重新整理仪表板和报表。

2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用

财报三表属于财务框架的功能。另外,劳动力框架则能解决按员工别或职务代码别来分类的薪酬问题;专案框架适用企业内部的与日常业务性质不同的大规模专案,试算不同变因;资本框架则可掌握既有资产、新资产、甚至无形资产 (如商誉)等等,进行量化整合,特别适用于拥有庞大资产的企业。

企业进行财务及预算规划时,常遇到以下问题:一是软体版本老旧,或难与现有系统整合;二是若建置专属软硬体,初次成本过高,且扩充弹性不大;三是预算规划儘由财务部门主导,各部门参与程度不高;四、资料究竟该上云端,或自建云比较安全。

重点概念五:透过 API 导入即可与企业现有系统相容,不怕资料整合问题多

企业仍被 excel 绑架,主要是无法找到友善的预算规划软体,而且一想到要跟现有 ERP 系统整合,就很头大,未来还有版本无法与时俱进,功能落伍不符需求的问题。Oracle 表示,云端时代的核心精神,就是软体功能随时都能拥有最新版本;Oracle 根据多年来替全球五百大企业服务的经验,在 PBCS 预算云上开发的功能,让所有客户都能享受顶尖企业的成熟作法。

PBCS 架构在 Oracle 的 EPM(Enterprise Performance Management)企业绩效管理系统) 云端服务之下,可以独立租用;有现成的模组化功能,也可按照企业的需求来量身订做。由于 PBCS 在设计之初就以云端为基础,相容性高,因此透过 API 及 web service 即可与企业既有的 ERP 或者 in-house 开发系统进行串连,让企业脱离「资料孤岛」,想採用整合式或混合式的云端架构都可以。

2018 年数位趋势:用 AI 加速财务管理能力,财务人不用

重点概念六:云端运算弹性高,不必担心初期建置成本过高

预算云的建置成本必须最符合成本效益。台湾的製造业或贸易商,在全球各地都有据点,若自建机房和系统,各个分公司、厂房或办事处也要配合建置。就算不採购全套软硬体,至少也须租用海缆专线,资讯才能互通。这幺做不但成本高、有重複投资的问题,且在市场商机尚未确定之前,就要先投入十年才能摊平的资源。Oracle 的 PBCS 预算云採人数计算的租用制,每位使用者每月费用为 3950 台币/月起跳;企业毋须一下子投入动辄百万或千万元的软硬体建置成本。

一旦业务需要,系统能够随时扩充,拥有「进可攻、退可守」的高度弹性,对企业也很重要。假设某企业决定在中东成立新据点试水温,因为市场潜力未知,「start from small(从小规模开始)」是最佳策略;初期可先租用 PBCS 的十人服务,一旦市场扩大,立刻增加功能或人数;若市场开发不顺利,也可随时结束租用。

由于 PBCS 能够快速建置,企业首次导入的时间平均在三个月到十六週左右,依据应用範围而有不同。Oracle 表示,财务流程繁杂、报表或栏位有特殊需求的企业,导入时间较长;另外,PBCS 内的各种模拟试算参数,也可依据企业的独特需求,逐年优化调整。

重点概念七:财务人员不再单打独斗,各部门既独立又整合

企业在进行预算或营运规划时,常发生单一部门(例如由财务人员)主导的本位思考,无法集结跨部门的意见,在同一个平台上确实整合、即时同步、不断更新。某高科技公司欲新设一个厂区或新增一条产品线,要考虑各种变因,包括如何建立新厂的组织架构、聘僱多少人力、需要多少现金流才能採购设备、若融资贷款又会发生多少利息支出。这幺多不同的情境,複杂交错,并非财务部门能够单打独斗完成。PBCS 预算云可即时综整来自各单位的意见,共同评估成本、人力、设备、甚至资安、环保等所需投入的资源,一但变因出现(例如原料大涨或汇率强升),各部门立即在 PBCS 预算云上机动调整,快速反应。

PBCS 预算规划云给予参与预算的所有相关使用者每人一个帐号,视权限来开放功能。这些使用者通常包括:CEO、各部门主管、财务人员、经营团队幕僚、工作阶层等等。

重点概念八:即使在云端,也不用担心财务资料外漏风险

第四是资安问题。一般企业倾向将预算或行政管理系统放在内部的自建云,认为自建云比公有云安全。「但这就像你选择把钱存在家里保险箱或者放在银行,哪一个比较安全?」Oracle 表示,云端新时代来临,身为云端领导厂商,Oracle 每年在资安上的投入,比个别企业高出千百倍以上。对资安极度敏感的美国政府单位以及跨国银行,都已选择将资料放在 Oracle 的云端;而 Oracle 也有多项第三方认证,确保资料不被使用者以外的人存取。

从金融业、零售业、半导体,甚至市政府,PBCS 在全球已有不少成功的应用案例;德州公部门组织、挪威护士组织,因租用 PBCS 预算云,省下数万美元的软硬体投资、降低系统停摆风险、也增加跨部门协作。美国 Western Alliance Bancorporation 则利用 PBCS,建置财务预测模型,因此加速了对外併购流程 ;PBCS 也让该公司的非 IT 人员能够轻鬆自定报表,扩大员工参与,提高财务规划的準确度。

各国企业和组织,已经如火如荼地展开「数位转型」革命,惟独在进行预算规划时,因缺乏友善的系统工具,全球还有很多财务经理,被淹没在电子试算表中。若能拥有更自动化、整合性的预算规划系统,将作业流程简化,企业有限的资源就能转而投入研发、市场拓展、品牌建立等更高附加价值的活动上。

数位转型,你该知道的

台湾企业数位转型为什幺拼不过别人? 因为 46% 企业老闆跟不上时代

谈数位转型前,这几个条件都做到了吗?9 个指标检查企业的「数位成熟度」

拿出魄力数位转型,百年老店奇异创新没有包袱

 

上一篇: 下一篇:
猜你喜欢
热门排行
精彩图文